Jika Anda bekerja di kantor dan sering berhubungan dengan berkas atau dokumen cetak setiap harinya, pastinya membutuhkan kardus arsip untuk tempat penyimpanan berkas tersebut. Tempat penyimpanan tersebut digunakan untuk membuat dokumen yang disimpan bisa awet dan tahan lama. Di jaman yang serba modern saat ini, anda tidak perlu khawatir mengenai keamanan tersimpannya dokumen-dokumen Anda, sebab sudah tersedianya jasa penyimpanan box arsip. Jasa penyimpanan box arsip Crown menyediakan layanan professional, dimana arsip Anda akan disimpan di fasilitas dengan standar keamanan terbaik yang dikelola oleh para spesialis terlatih. Lantas sebenarnya apa sih fungsi box arsip?
Sebelum membahas mengenai apa saja fungsi box arsip, ada baiknya kita mencari tahu terlebih dahulu pengertian apa itu box arsip. Box arsip adalah media penyimpanan berkas-berkas berbentuk kotak. Biasanya dokumen yang tersimpan disini merupakan dokumen yang sudah tidak aktif terpakai sehingga dapat ditumpuk dan dikumpulkan di dalam box arsip. Bahan box arsip beragam, namun biasanya terbuat dari kardus. Pemilihan bahan tersebut tentu saja akan membuat aman arsip penyimpanan, sehingga dokumen di dalamnya tidak rusak. Berikut beberapa fungsi dari box arsip.
- Menyimpan Arsip Yang Sudah Tidak Terpakai
Fungsi box arsip yang utama ialah menyimpan arsip yang in-aktif atau sudah tidak terpakai. Box arsip berguna untuk menyimpan dokumen yang sudah tidak dibutuhkan. Daripada dibiarkan bertumpuk akan membuat meja tidak rapih, mau dibuangpun takut jikalau di masa depan akan dibutuhkan kembali. Itu sebabnya lebih baik disimpan dalam box arsip
- Mempermudah Proses Pencarian
Fungsi selanjutnya ialah mempermudah pencarian, jika dokumen yang sudah tidak dibutuhkan dikumpulkan dalam satu box, Anda dapat melabeli box tersebut sesuai dengan katagori dokumen tersebut. Dengan mengelompokkan dokumen dan melabelinya maka akan mempermudah penyimpanan. Jika suatu saat dokumen tersebut dibutuhkan kembali maka Anda dapat dengan mudah mencarinya di gudang penyimpanan.
- Menghemat Ruang Penyimpanan
Dokumen yang sudah tidak terpakai jika dibiarkan menumpuk selain tidak memperindah pemandangan, juga akan membatasi ruang gerak Anda akibat space yang sempit. Hal ini tentu saja tidak dapat dibiarkan, box arsip di design simple dan kotak tentu saja akan membuat ruang penyimpnan Anda menjadi rapih serta menghemat ruang penyimpanan Anda.
- Menjaga Arsip Dari Kerusakan
Fungsi selanjutnya box arsip ialah menjaga arsip dari kerusakan. Bahan box arsip biasanya terbuat dari kardus tebal khusus sehingga menjaga arsip-arsip yang tersimpan di dalamnya dari debu atau kotoran. Dengan demikian keamanan arsip Anda akan terjamin karena box arsip membuatnya tahan lama dan awet.
Itu dia beberapa fungsi box arsip yang perlu diketahui, manfaat utamanya tentu saja sebagai tempat penyimpanan dokumen dan menjaga dokumen Anda dari pengerusakan. Disarankan untk menggunakan box arsip agar dokumen Anda tersimpan dengan rapih.